¿Cómo funcionan la facturación por uso y la generación automática de facturas?
Kai puede generar facturas automáticamente a partir de los registros de uso según tus reglas de facturación.
Cómo funciona
- Los miembros registran el uso: horas de vuelo, kilómetros, noches, etc.
- Kai aplica las reglas de facturación: calcula el importe de cada registro
- Se generan las facturas: manualmente o de forma programada
- Los miembros pagan: marca las facturas como pagadas para liquidar el saldo
Tipos de reglas de facturación
Kai admite tres tipos de reglas, cada uno con varias opciones de configuración:
- Cargo por uso: tarifa por hora / kilómetro / noche, con excepciones opcionales por miembro o por rol, exenciones para propietarios e importes mínimos
- Cuota de socio: cuotas periódicas por miembro o por tipo de miembro
- Regla de reparto de gastos: cambia cómo se reparte una categoría de gasto concreta
Modos de facturación
Se configura en Configuración del grupo → Finanzas → Facturación:
- Desactivado: sin facturación automática; las facturas se generan manualmente
- Diario: cada día, todo el uso sin facturar se agrupa en una factura por miembro
- Mensual: el uso se acumula y se factura un día fijo del mes
Estados de los registros de uso
- Sin facturar: registrado, pero todavía no facturado
- Facturado: incluido en una factura, pero sin pagar
- Pagado: su factura ya se ha pagado
Estados de las facturas
- Borrador: creada, sin enviar
- Pendiente: en cola para enviarse
- Enviada: entregada al miembro
- Pagada: pago recibido
- Vencida: ha pasado la fecha de vencimiento
- Cancelada: anulada
Buenas prácticas
- Revisa los registros de uso antes de generar facturas, sobre todo la primera vez
- Comunica claramente a los miembros el día de facturación
- Concilia el estado de las facturas con regularidad: las facturas vencidas se acumulan rápido
Pagos de facturas y reembolsos
Las facturas siempre se emiten en bruto: facturan el uso y las cuotas sin descontar los gastos que hayas pagado por el grupo. Lo que cambia con la opción de liquidación de reembolsos del grupo es el pago en sí:
- Transferencias separadas (por defecto): pagas el importe íntegro de la factura y los reembolsos te llegan en una transferencia aparte.
- Compensar con los pagos de facturas: tus reembolsos pendientes se restan en el momento del pago. El código QR, el pago en línea y el pago registrado usan el importe reducido, y el reembolso se liquida en el mismo paso.
El modo de tu grupo está en la configuración del grupo, Finanzas. El artículo sobre la liquidación de reembolsos explica ambos flujos con diagramas.
Grupos que no cobran por el uso
Muchos grupos de yates no ponen precio a cada salida: cada miembro paga por su cuenta el combustible que usa, fuera de Kai, y solo se reparten los gastos compartidos. Desactiva Cobrar cada salida en Aspectos esenciales, o en Configuración del grupo, Configuración financiera, Facturación automática (en los grupos de aviones dice «vuelo» y en los demás «uso»). Las salidas quedan sin tarifa ni coste, aparecen como Sin cargo y nunca van a una factura. Los gastos compartidos se siguen repartiendo, y la facturación puede seguir activa para gastos y cuotas. Las salidas registradas antes del cambio conservan su coste, y las registradas sin cobro siguen sin cargo si vuelves a activarlo.