¿Cómo se reembolsan y liquidan los gastos adelantados por un miembro?
Cuando un miembro adelanta un coste del grupo (combustible, una tasa de aterrizaje en el extranjero, una pequeña reparación), Kai mantiene dos cosas estrictamente separadas: lo que el miembro debe al grupo y lo que el grupo debe al miembro.
La factura del miembro contiene siempre solo sus propios cargos. El gasto nunca reduce la factura. En su lugar aparece en el saldo del miembro como un reembolso que el grupo aún debe. Así cada documento queda limpio para tu contable: la factura lleva todo su IVA y el recibo conserva el suyo.
Dos formas de liquidar, un solo ajuste de grupo
En Ajustes del grupo → Finanzas → Facturación automática → Liquidación de reembolsos eliges cómo vuelve el dinero:
- Transferencias separadas (por defecto): el miembro paga cada factura completa y el grupo abona el reembolso por el flujo normal de reembolsos. Dos transferencias, y cada documento se liquida exactamente por su propio importe.
- Compensar con los pagos de facturas: el miembro paga simplemente la diferencia. El QR de pago, el pago online y los correos de factura muestran todos el importe reducido, y un solo pago liquida la factura y el gasto a la vez. Tu contable registra el reembolso como compensación.
Qué ven los miembros
Mi Saldo muestra siempre la posición neta real. En modo compensación el reembolso aparece como línea de abono bajo el total, y si el grupo debe al miembro más de lo que este debe al grupo, la página lo dice explícitamente.
Ambos modos son contabilidad correcta; la elección es operativa. Los grupos que trabajan con cuenta corriente suelen preferir la compensación; los que quieren un pago limpio por documento mantienen el valor por defecto.
Nota: este artículo cubre gastos adelantados por un miembro que se reembolsan íntegros. Los gastos compartidos y los pagados por el propio grupo se cargan como participaciones en la factura de cada miembro.