¿Cómo se reembolsan y liquidan los gastos adelantados por un miembro?
Cuando un miembro adelanta un coste del grupo (combustible, una tasa de aterrizaje en el extranjero, una pequeña reparación), Kai mantiene dos cosas estrictamente separadas: lo que el miembro debe al grupo y lo que el grupo debe al miembro.
La factura del miembro contiene siempre solo sus propios cargos. El gasto nunca reduce la factura. En su lugar aparece en el saldo del miembro como un reembolso que el grupo aún debe. Así cada documento queda limpio para tu contable: la factura lleva todo su IVA y el recibo conserva el suyo.
Dos formas de liquidar, una sola opción del grupo
En Configuración del grupo → Finanzas → Facturación automática → Liquidación de reembolsos eliges cómo vuelve el dinero:
- Transferencias separadas (por defecto): el miembro paga cada factura completa y un administrador le abona el reembolso con Registrar pago al miembro, desde la fila del miembro en Finanzas del grupo o desde el propio gasto. Así el gasto queda liquidado. Dos transferencias, y cada documento se liquida exactamente por su propio importe.
- Compensar con los pagos de facturas: el miembro paga simplemente la diferencia. El QR de pago, el pago online y los correos de factura muestran todos el importe reducido, y un solo pago liquida la factura y el gasto a la vez. Tu contable registra el reembolso como compensación.
Qué ven los miembros
Mi saldo muestra siempre la posición neta real. En modo compensación el reembolso aparece como línea de abono bajo el total, y si el grupo debe al miembro más de lo que este debe al grupo, la página lo dice explícitamente.
Ambos modos son contabilidad correcta; la elección es operativa. Los grupos que trabajan con cuenta corriente (rekening-courant) suelen preferir la compensación; los que quieren un pago limpio por documento mantienen el valor por defecto.
Nota: este artículo cubre gastos adelantados por un miembro que se reembolsan íntegros. Los gastos compartidos y los pagados por el propio grupo se cargan como partes del reparto en la factura de cada miembro.