¿Cómo funcionan la programación del mantenimiento y los recordatorios automáticos?
Kai hace el seguimiento de los intervalos de mantenimiento y envía recordatorios automáticos para que tus activos cumplan la normativa.
Tipos de mantenimiento
- Puntual: una única revisión planificada, sin repetición
- Por tiempo: intervalos de calendario (p. ej., inspección anual cada 12 meses)
- Por contador: intervalos de uso (p. ej., cambio de aceite cada 50 horas)
Elige el tipo de intervalo que corresponda a la recomendación del fabricante. Puedes crear varias tareas de mantenimiento por activo, cada una con su propio tipo.
Cómo funciona
- Configura las tareas de mantenimiento: al añadir un activo, Kai rellena de antemano las tareas habituales según el tipo de activo
- Registra el mantenimiento: anota cada revisión realizada (fecha, coste, proveedor, piezas, justificante)
- Seguimiento automático: en las tareas por contador, la siguiente lectura de vencimiento se recalcula a partir de tus registros de uso a medida que se introducen
- Recordatorios: las notificaciones se envían antes de la fecha o la lectura de vencimiento
Configuración de los recordatorios
- Antelación: cuántos días/horas antes del vencimiento (p. ej., 30 días)
- Quién recibe el aviso: los propietarios y administradores ven las alertas de mantenimiento en la app; los miembros pueden activar los correos de recordatorio de mantenimiento en su propia configuración de notificaciones
- Repetición: una sola vez o hasta que se registre el mantenimiento
Estado
- Próximo: dentro de la ventana de recordatorio
- Vence: ha pasado la fecha de vencimiento, pero aún no se ha realizado
- Vencido: ha pasado bastante tiempo desde el vencimiento
- Completado: realizado y registrado
Inmovilizar el activo mientras está en el taller
Registrar un mantenimiento no impide por sí solo que alguien reserve el activo. Para retirarlo del calendario, abre la tarea mientras su estado sea Programado o En curso y marca Inmovilizar el activo por esta tarea.
- Opcionalmente, indica Inmovilizado desde e Inmovilizado hasta para el periodo en que estará fuera de servicio. Si dejas ambos vacíos, seguirá inmovilizado hasta que se cierre la tarea.
- Se rechazan las nuevas reservas que se solapen con ese periodo, y el calendario muestra un aviso con el activo, las fechas y el motivo.
- Todos los que pueden reservar el activo reciben un aviso, en la app y por notificación push.
- Al completar o eliminar la tarea, el activo vuelve a estar en servicio automáticamente. Si dos tareas inmovilizan el mismo activo, sigue inmovilizado hasta que se cierren ambas, y solo se avisa al grupo de que vuelve a estar en servicio cuando ya nada lo retiene.
Lo que esto no es:
- Inmovilizar si está vencido en un intervalo por contador solo genera una alerta cuando el intervalo vence. Nunca inmoviliza el activo por sí solo; la decisión sigue siendo de un administrador.
- La inmovilización solo impide nuevas reservas. Las reservas que ya estaban en el calendario para ese periodo no se cancelan; el calendario las señala para que un administrador pueda contactar con esos miembros.
Un administrador también puede inmovilizar un activo directamente desde el propio activo, sin una tarea de mantenimiento.
Buenas prácticas
- Fija ventanas de recordatorio realistas (30–60 días para una inspección anual)
- Registra el mantenimiento en cuanto se termine
- Incluye todos los detalles relevantes: coste, proveedor, piezas, orden de trabajo
- Sube los justificantes y los formularios de inspección
- Ejemplos para aeronaves: cambio de aceite cada 50 horas, inspección anual cada 12 meses, revisión general del motor según las horas totales. Crea cada una como una tarea recurrente independiente
Elegir el contador y el punto de partida
En los activos con más de un contador de horas (por ejemplo, una aeronave con Hobbs y tiempo de vuelo), cada intervalo por contador elige qué contador utiliza, con independencia del contador con el que tu grupo factura el uso.
Cada intervalo por contador elige también dónde empieza a contar en Contar desde: una lectura del contador, un registro de uso ("el último vuelo antes de la visita al taller") o una fecha. Si se ancla a un registro o a una fecha, solo cuenta para el intervalo el uso registrado después de ese momento, sin necesidad de hacer cálculos con el contador.
Si tu grupo tiene registrado el correo electrónico de su taller de mantenimiento (Configuración del grupo, Mantenimiento), cada tarea puede avisar automáticamente al taller por correo cuando se acerque su vencimiento, cuando venza o cuando esté vencida.