Comment fonctionnent la facturation à l'utilisation et la génération automatique des factures ?
Kai peut générer automatiquement des factures à partir des journaux d'utilisation, selon vos règles de facturation.
Fonctionnement
- Les membres enregistrent leur utilisation : heures de vol, kilomètres, nuits, etc.
- Kai applique les règles de facturation : calcule le montant de chaque saisie
- Les factures sont générées : manuellement ou selon un calendrier
- Les membres paient : les factures sont marquées comme payées pour solder le compte
Types de règles de facturation
Kai prend en charge trois types de règles, chacun avec plusieurs options de configuration :
- Frais d'utilisation : tarif par heure / kilomètre / nuit, avec des dérogations facultatives par membre ou par rôle, des exonérations pour les propriétaires et des montants minimaux de facturation
- Cotisation : frais récurrents par période, par membre ou par type de membre
- Règle de répartition des dépenses : modifie la façon dont une catégorie de dépenses donnée est répartie
Modes de facturation
À définir dans Paramètres du groupe → Finances → Facturation :
- Désactivé : pas de facturation automatique ; génération manuelle
- Quotidienne : chaque jour, toute l'utilisation non facturée est regroupée en une facture par membre
- Mensuelle : l'utilisation s'accumule et est facturée à un jour fixe du mois
États des journaux d'utilisation
- Non facturé : enregistré mais pas encore facturé
- Facturé : inclus dans une facture non payée
- Payé : sa facture a été payée
Statuts des factures
- Brouillon : créée, pas encore envoyée
- En attente : en file d'attente pour l'envoi
- Envoyée : remise au membre
- Payée : paiement reçu
- En retard : échéance dépassée
- Annulée : invalidée
Bonnes pratiques
- Vérifiez les journaux d'utilisation avant de générer les factures, surtout la première fois
- Communiquez clairement le jour de facturation aux membres
- Rapprochez régulièrement le statut des factures : les factures en retard vieillissent vite
Paiement des factures et remboursements
Les factures sont toujours émises en montant brut : elles facturent l'utilisation et les frais sans déduire les dépenses que vous avez payées pour le groupe. Ce qui change avec le paramètre règlement des remboursements du groupe, c'est le paiement lui-même :
- Virements séparés (par défaut) : vous payez le montant total de la facture, et les remboursements vous sont versés par un virement distinct.
- Compenser avec les paiements de factures : vos remboursements en attente sont déduits au moment du paiement. Le QR code, le paiement en ligne et le paiement enregistré utilisent tous le montant réduit, et le remboursement est réglé dans la même opération.
Le mode de votre groupe se trouve dans Paramètres du groupe, Finances. L'article sur le règlement des remboursements explique les deux circuits avec des schémas.
Groupes qui ne font pas payer l'utilisation
Beaucoup de groupes de yachts ne fixent pas de prix par sortie : chaque membre paie lui-même le carburant qu'il utilise, en dehors de Kai, et seules les dépenses partagées sont réparties. Désactivez Faire payer chaque sortie dans L'essentiel, ou dans Paramètres du groupe, Paramètres financiers, Facturation automatique (les groupes d'avions lisent « vol », les autres « utilisation »). Les sorties n'ont alors ni tarif ni coût, apparaissent comme Sans frais et ne sont jamais facturées. Les dépenses partagées restent réparties, et la facturation peut rester active pour les dépenses et les cotisations. Les sorties enregistrées avant le changement gardent leur coût, et celles enregistrées sans paiement restent sans frais si vous le réactivez.