Comment les dépenses avancées par un membre sont-elles remboursées et réglées ?
Quand un membre avance un coût du groupe (carburant, taxe d'atterrissage à l'étranger, petite réparation), Kai garde deux choses strictement séparées : ce que le membre doit au groupe, et ce que le groupe doit au membre.
La facture du membre ne contient que ses propres frais. La dépense ne réduit jamais la facture : elle apparaît plutôt sur le solde du membre, comme un remboursement encore dû par le groupe. Chaque document reste ainsi propre pour votre comptable : la facture porte toute sa TVA, et le reçu garde la sienne.
Deux façons de régler, un seul paramètre de groupe
Dans Paramètres du groupe → Finances → Facturation automatique → Règlement des remboursements, vous choisissez comment l'argent revient :
- Virements séparés (par défaut) : le membre paie chaque facture en entier, et un administrateur verse le remboursement avec Enregistrer un remboursement, depuis la ligne du membre dans Finances ou depuis la dépense elle-même. La dépense est alors marquée comme réglée. Deux virements, et chaque document se règle exactement à son propre montant.
- Compenser avec les paiements de factures : le membre paie simplement la différence. Le QR code de paiement, le paiement en ligne et les e-mails de facture affichent tous le montant réduit, et un seul paiement règle la facture et la dépense ensemble. Votre comptable enregistre le remboursement comme une compensation.
Ce que voient les membres
Mon solde affiche toujours la position nette réelle. En mode compensation, le remboursement apparaît comme une ligne de crédit sous le total, et si le groupe doit plus au membre que le membre ne doit au groupe, la page l'indique explicitement.
Les deux modes sont comptablement corrects ; le choix est opérationnel. Les groupes qui fonctionnent avec un compte courant d'associé préfèrent généralement la compensation ; ceux qui veulent un paiement distinct et net par document gardent le réglage par défaut.
Remarque : cet article couvre les dépenses avancées par un membre et remboursées en totalité. Les dépenses partagées entre membres et celles payées par le groupe lui-même sont facturées sous forme de quotes-parts sur la facture de chaque membre.