Comment fonctionnent la planification de la maintenance et les rappels automatiques ?

Kai suit les intervalles de maintenance et envoie des rappels automatiques pour que vos actifs restent en conformité.

Types de maintenance

• Ponctuelle — une intervention planifiée unique, sans récurrence
• Calendaire — intervalles de temps (par ex. visite annuelle tous les 12 mois)
• Au compteur — intervalles d'utilisation (par ex. vidange toutes les 50 heures)

Choisissez le type d'intervalle qui correspond aux recommandations du constructeur. Vous pouvez créer plusieurs éléments de maintenance par actif, chacun avec son propre type.

Fonctionnement

1. Configurer les éléments de maintenance — lorsque vous ajoutez un actif, Kai pré-remplit les éléments courants selon le type d'actif
2. Enregistrer la maintenance — consignez chaque intervention réalisée (date, coût, prestataire, pièces, justificatif)
3. Suivi automatique — pour les éléments au compteur, la prochaine échéance est recalculée à partir de vos journaux d'utilisation au fur et à mesure de leur saisie
4. Rappels — des notifications sont envoyées avant la date ou le relevé d'échéance

Paramètres des rappels

• Préavis — combien de jours/heures avant l'échéance (par ex. 30 jours)
• Qui est alerté : les propriétaires et les administrateurs voient les alertes de maintenance dans l'application ; les membres peuvent activer les e-mails de rappel de maintenance dans leurs propres paramètres de notification
• Récurrence — une seule fois ou jusqu'à ce que la maintenance soit enregistrée

Statut

• À venir — dans la fenêtre de rappel
• Échue — date d'échéance passée, intervention pas encore réalisée
• En retard — échéance largement dépassée
• Terminée — réalisée et enregistrée

Immobiliser l'actif pendant son passage à l'atelier

Enregistrer une maintenance n'empêche pas, à lui seul, de réserver l'actif. Pour le retirer du calendrier, ouvrez l'élément lorsque son statut est Planifié ou En cours et cochez Immobiliser l'actif pour cette tâche.

• Si vous le souhaitez, définissez Immobilisé du et Immobilisé jusqu'au pour la période d'indisponibilité. Si vous laissez les deux champs vides, l'actif reste immobilisé jusqu'à la clôture de l'élément.
• Les nouvelles réservations qui chevauchent cette période sont refusées, et le calendrier affiche un bandeau avec l'actif, les dates et le motif.
• Toutes les personnes pouvant réserver l'actif sont prévenues, dans l'application et par notification push.
• Terminer ou supprimer l'élément remet automatiquement l'actif en service. Si deux éléments immobilisent le même actif, il reste immobilisé jusqu'à ce que les deux soient clôturés, et le groupe n'est informé de sa remise en service qu'une fois que plus rien ne le bloque.

Ce que cette fonction ne fait pas :

• Immobiliser si en retard sur un intervalle au compteur ne fait que déclencher une alerte lorsque l'échéance est dépassée. L'actif n'est jamais immobilisé automatiquement — c'est toujours un administrateur qui décide.
• L'immobilisation bloque uniquement les nouvelles réservations. Les réservations déjà présentes dans le calendrier sur cette période ne sont pas annulées ; le calendrier les signale pour qu'un administrateur puisse contacter les membres concernés.

Un administrateur peut aussi immobiliser un actif directement depuis sa fiche, sans élément de maintenance.

Bonnes pratiques

• Définissez des fenêtres de rappel réalistes (30 à 60 jours pour une visite annuelle)
• Enregistrez la maintenance dès qu'elle est terminée
• Indiquez tous les détails utiles — coût, prestataire, pièces, ordre de travail
• Importez les justificatifs et les comptes rendus de visite
• Exemples pour un avion : vidange toutes les 50 heures, visite annuelle tous les 12 mois, révision générale du moteur selon les heures totales. Créez chacun comme un élément récurrent distinct

Choisir le compteur et le point de départ

Sur les actifs dotés de plusieurs compteurs horaires (un avion avec Hobbs et temps de vol, par exemple), chaque intervalle au compteur choisit le compteur qu'il décompte, indépendamment de celui sur lequel votre groupe facture l'utilisation.

Chaque intervalle au compteur choisit aussi le point de départ de son décompte dans Compter à partir de : un relevé de compteur brut, un journal d'utilisation (« le dernier vol avant le passage à l'atelier ») ou une date. Lorsqu'il est ancré à un journal ou à une date, seule l'utilisation enregistrée après ce moment est décomptée de l'intervalle, sans aucun calcul sur le compteur.

Si votre groupe a renseigné l'e-mail d'un atelier de maintenance (Paramètres du groupe, Maintenance), chaque élément peut prévenir l'atelier automatiquement par e-mail à l'approche de l'échéance, à l'échéance ou en cas de retard.