Come funzionano la fatturazione basata sull'utilizzo e la generazione automatica delle fatture?
Kai può generare automaticamente le fatture dai registri di utilizzo in base alle tue regole di fatturazione.
Come funziona
- I membri registrano l'utilizzo: ore di volo, chilometri, notti, ecc.
- Kai applica le regole di fatturazione: calcola l'addebito per ogni inserimento
- Le fatture vengono generate: manualmente o secondo una pianificazione
- I membri pagano: contrassegna le fatture come pagate per azzerare il saldo
Tipi di regole di fatturazione
Kai supporta tre tipi di regole, ciascuno con più opzioni di configurazione:
- Addebito per utilizzo: tariffa per ora / chilometro / notte, con eventuali override per singolo membro, override per ruolo, esenzioni per il proprietario e soglie di addebito minimo
- Quota associativa: quote ricorrenti per periodo, per membro o per tipo di membro
- Regola di suddivisione spese: sovrascrive il modo in cui viene suddivisa una specifica categoria di spesa
Modalita di fatturazione
Impostate in Impostazioni gruppo, Finanze, Fatturazione:
- Disabilitata: nessuna fatturazione automatica; genera manualmente
- Giornaliera: ogni giorno tutto l'utilizzo non fatturato viene raggruppato in una fattura per membro
- Mensile: l'utilizzo si accumula e viene fatturato in un giorno prestabilito del mese
Stati dei registri di utilizzo
- Non fatturato: registrato ma non ancora addebitato
- Fatturato: incluso in una fattura ma non pagato
- Pagato: la sua fattura e stata pagata
Stati della fattura
- Bozza: creata, non inviata
- In sospeso: in coda per l'invio
- Inviata: consegnata al membro
- Pagata: pagamento ricevuto
- Scaduta: oltre la data di scadenza
- Annullata: annullata
Buone pratiche
- Verifica i registri di utilizzo prima di generare le fatture, soprattutto la prima volta
- Comunica chiaramente ai membri il giorno di fatturazione
- Riconcilia regolarmente lo stato delle fatture: le fatture scadute invecchiano in fretta
Pagamenti delle fatture e rimborsi
Le fatture escono sempre al lordo: fatturano utilizzo e quote senza detrarre le spese che hai pagato per il gruppo. Ciò che cambia con la liquidazione dei rimborsi del gruppo è il pagamento:
- Bonifici separati (predefinito): paghi l'intero importo della fattura, e i rimborsi ti tornano con un bonifico a parte.
- Compensazione con i pagamenti delle fatture: i rimborsi aperti vengono sottratti al momento del pagamento. Il codice QR, il pagamento online e il pagamento registrato usano l'importo ridotto, e il rimborso si chiude nello stesso passaggio.
La modalità del tuo gruppo è in Impostazioni del gruppo, Finanze. L'articolo sulla liquidazione dei rimborsi spiega entrambi i flussi con i diagrammi.
Gruppi che non addebitano l'utilizzo
Molti gruppi di yacht non danno un prezzo a ogni uscita: ogni membro paga da sé il carburante che usa, fuori da Kai, e si dividono solo le spese condivise. Disattiva Addebita ogni uscita in Elementi essenziali, oppure in Impostazioni del gruppo, Impostazioni finanziarie, Fatturazione Automatica (nei gruppi di aerei si legge "volo", negli altri "utilizzo"). Le uscite restano senza tariffa né costo, compaiono come Senza addebito e non finiscono mai in fattura. Le spese condivise si dividono ancora, e la fatturazione può restare attiva per spese e quote. Le uscite registrate prima del cambio mantengono il loro costo, e quelle registrate senza addebito restano gratuite se lo riattivi.