Come funzionano la fatturazione basata sull'utilizzo e la generazione automatica delle fatture?
SpeseAdmin
Kai puo generare automaticamente le fatture dai registri di utilizzo in base alle tue regole di fatturazione.
Come funziona
- I membri registrano l'utilizzo: ore di volo, chilometri, notti, ecc.
- Kai applica le regole di fatturazione: calcola l'addebito per ogni inserimento
- Le fatture vengono generate: manualmente o secondo una pianificazione
- I membri pagano: contrassegna le fatture come pagate per azzerare il saldo
Tipi di regole di fatturazione
Kai supporta tre tipi di regole, ciascuno con piu opzioni di configurazione:
- Addebito per utilizzo: tariffa per ora / chilometro / notte, con eventuali override per singolo membro, override per ruolo, esenzioni per il proprietario e soglie di addebito minimo
- Quota associativa: quote ricorrenti per periodo, per membro o per tipo di membro
- Regola di suddivisione spese: sovrascrive il modo in cui viene suddivisa una specifica categoria di spesa
Modalita di fatturazione
Impostate in Impostazioni gruppo, Finanze, Fatturazione:
- Disabilitata: nessuna fatturazione automatica; genera manualmente
- Per utilizzo: viene creata una fattura per ogni inserimento di utilizzo man mano che viene registrato
- Mensile: l'utilizzo si accumula e viene fatturato in un giorno prestabilito del mese
Al momento non esiste una modalita automatica giornaliera o settimanale: usa Mensile con integrazioni manuali se hai bisogno di una cadenza personalizzata.
Stati dei registri di utilizzo
- Non fatturato: registrato ma non ancora addebitato
- Fatturato: incluso in una fattura ma non pagato
- Pagato: la sua fattura e stata pagata
Stati della fattura
- Bozza: creata, non inviata
- In sospeso: in coda per l'invio
- Inviata: consegnata al membro
- Pagata: pagamento ricevuto
- Scaduta: oltre la data di scadenza
- Annullata: annullata
Buone pratiche
- Verifica i registri di utilizzo prima di generare le fatture, soprattutto la prima volta
- Comunica chiaramente ai membri il giorno di fatturazione
- Riconcilia regolarmente lo stato delle fatture: le fatture scadute invecchiano in fretta
Pagamenti delle fatture e rimborsi
Le fatture escono sempre al lordo: fatturano utilizzo e quote senza detrarre le spese che hai pagato per il gruppo. Ciò che cambia con la liquidazione dei rimborsi del gruppo è il pagamento:
- Bonifici separati (predefinito): paghi l'intero importo della fattura, e i rimborsi ti tornano con un bonifico a parte.
- Compensazione con i pagamenti delle fatture: i rimborsi aperti vengono sottratti al momento del pagamento. Il codice QR, il pagamento online e il pagamento registrato usano l'importo ridotto, e il rimborso si chiude nello stesso passaggio.
La modalità del tuo gruppo è in Impostazioni del gruppo, Finanze. L'articolo sulla liquidazione dei rimborsi spiega entrambi i flussi con i diagrammi.