Come vengono rimborsate e liquidate le spese anticipate da un membro?

Quando un membro anticipa un costo del gruppo (carburante, una tassa di atterraggio all'estero, una piccola riparazione), Kai tiene due cose rigorosamente separate: ciò che il membro deve al gruppo e ciò che il gruppo deve al membro.

La fattura del membro contiene sempre solo i suoi addebiti. La spesa non riduce mai la fattura. Compare invece nel saldo del membro come un rimborso che il gruppo deve ancora. Così ogni documento resta pulito per il tuo contabile: la fattura porta tutta la sua IVA e la ricevuta conserva la propria.

Due modi di liquidare, una sola impostazione di gruppo

In Impostazioni gruppo → Finanze → Fatturazione automatica → Liquidazione dei rimborsi scegli come torna il denaro:

• Bonifici separati (predefinito): il membro paga ogni fattura per intero e il gruppo eroga il rimborso tramite il normale flusso dei rimborsi. Due bonifici, e ogni documento si salda esattamente al proprio importo.
• Compensare con i pagamenti delle fatture: il membro paga semplicemente la differenza. Il QR di pagamento, il pagamento online e le email della fattura mostrano tutti l'importo ridotto, e un solo pagamento salda fattura e spesa insieme. Il contabile registra il rimborso come compensazione.

Cosa vedono i membri

Il Mio Saldo mostra sempre la posizione netta reale. In modalità compensazione il rimborso compare come riga di credito sotto il totale, e se il gruppo deve a un membro più di quanto lui debba al gruppo, la pagina lo dice esplicitamente.

Entrambe le modalità sono contabilità corretta; la scelta è operativa. I gruppi che lavorano in conto corrente preferiscono di solito la compensazione; chi vuole un pagamento pulito per documento tiene il predefinito.

Nota: questo articolo copre le spese anticipate da un membro e rimborsate per intero. Le spese condivise e quelle pagate dal gruppo stesso vengono addebitate come quote sulla fattura di ciascun membro.