Come funzionano la pianificazione della manutenzione e i promemoria automatici?
Kai tiene traccia degli intervalli di manutenzione e invia promemoria automatici per mantenere le tue risorse in regola.
Tipi di manutenzione
- Una tantum: un singolo intervento pianificato senza ricorrenza
- Basata sul tempo: intervalli di calendario (ad esempio ispezione annuale ogni 12 mesi)
- Basata sul contatore: intervalli di utilizzo (ad esempio cambio olio ogni 50 ore)
Scegli il tipo di intervallo che corrisponde alla raccomandazione del produttore. Puoi creare piu voci di manutenzione per risorsa, ciascuna con il proprio tipo.
Come funziona
- Configura le voci di manutenzione: quando aggiungi una risorsa, Kai precompila le voci comuni in base al tipo di risorsa
- Registra la manutenzione: registra ogni volta che viene eseguito un intervento (data, costo, fornitore, ricambi, ricevuta)
- Tracciamento automatico: per le voci basate sul contatore, la prossima lettura di scadenza viene ricalcolata dai tuoi registri di utilizzo man mano che vengono inseriti
- Promemoria: le notifiche vengono inviate prima della data o della lettura di scadenza
Impostazioni dei promemoria
- Preavviso: quanti giorni/ore prima della scadenza (ad esempio 30 giorni)
- Chi riceve gli avvisi: proprietari e amministratori vedono gli avvisi di manutenzione nell'app; i membri possono attivare i promemoria via email nelle proprie impostazioni di notifica
- Ricorrenza: una tantum o fino a quando la manutenzione non viene registrata
Stato
- In arrivo: entro la finestra del promemoria
- In scadenza: oltre la data di scadenza ma non ancora eseguita
- Scaduta: ampiamente oltre la scadenza
- Completata: eseguita e registrata
Fermare il bene mentre è in officina
Registrare una manutenzione non impedisce di per sé a nessuno di prenotare il bene. Per toglierlo dal calendario, apri la voce mentre il suo stato è Programmata o In corso e spunta Ferma il bene per questa voce.
- Facoltativamente imposta Fermo dal e Fermo fino al per il periodo di fuori servizio. Lasciandoli entrambi vuoti, resta fermo finché la voce non viene chiusa.
- Le nuove prenotazioni che si sovrappongono a quel periodo vengono rifiutate e il calendario mostra un avviso con il bene, le date e il motivo.
- Tutti coloro che possono prenotare il bene ricevono una notifica, nell'app e via push.
- Completando o eliminando la voce, il bene torna in servizio automaticamente. Se due voci fermano lo stesso bene, resta fermo finché non vengono chiuse entrambe, e il gruppo viene avvisato del rientro in servizio solo quando non resta più nulla a trattenerlo.
Due cose che questo non è:
- Ferma se scaduto su un intervallo a contatore genera solo un avviso quando l'intervallo scade. Non ferma mai il bene da solo: decide comunque un amministratore.
- Il fermo blocca solo le nuove prenotazioni. Le prenotazioni già presenti in calendario per quel periodo non vengono annullate; il calendario le segnala perché un amministratore possa contattare quei membri.
Un amministratore può anche fermare un bene direttamente dal bene stesso, senza una voce di manutenzione.
Buone pratiche
- Imposta finestre di promemoria realistiche (30-60 giorni per un'ispezione annuale)
- Registra la manutenzione subito dopo il completamento
- Includi tutti i dettagli rilevanti: costo, fornitore, ricambi, ordine di lavoro
- Carica ricevute e moduli di ispezione
- Esempi per gli aeromobili: cambio olio ogni 50 ore, ispezione annuale ogni 12 mesi, revisione motore per ore totali. Crea ciascuno come voce ricorrente separata
Scegliere il contatore e il punto di partenza
Su risorse con più di un contaore (un aeromobile con Hobbs e tempo di volo, per esempio), ogni intervallo a contatore sceglie quale contatore seguire, indipendentemente dal contatore su cui il gruppo fattura.
Ogni intervallo a contatore sceglie anche da dove parte il conteggio con Conta da: una lettura del contatore, una registrazione d'uso ("l'ultimo volo prima dell'officina") o una data. Ancorato a una registrazione o a una data, conta solo l'uso registrato dopo quel momento, senza calcoli manuali.
Se il gruppo ha l'email dell'officina configurata (Impostazioni del gruppo, Manutenzione), le singole voci possono avvisare l'officina automaticamente quando si avvicinano, scadono o risultano in ritardo.