Miten käyttöön perustuva laskutus ja automaattinen laskujen luonti toimivat?
Kai voi luoda laskut automaattisesti käyttölokeista laskutussääntöjesi perusteella.
Miten se toimii
- Jäsenet kirjaavat käytön: lentotunnit, kilometrit, yöt jne.
- Kai soveltaa laskutussääntöjä: laskee veloituksen jokaiselle kirjaukselle
- Laskut luodaan: käsin tai aikataulun mukaan
- Jäsenet maksavat: merkitse laskut maksetuiksi, niin saldo nollautuu
Laskutussääntöjen tyypit
Kai tukee kolmea sääntötyyppiä, joista jokaisella on useita asetusvaihtoehtoja:
- Käyttömaksu: hinta tunnilta / kilometriltä / yöltä, valinnaisilla jäsen- ja roolikohtaisilla poikkeuksilla, omistajavapautuksilla ja vähimmäisveloituksilla
- Jäsenmaksu: toistuvat kausimaksut jäsenkohtaisesti tai jäsentyypeittäin
- Kulujen jakosääntö: ohittaa, miten tietyn kululuokan kulut jaetaan
Laskutustilat
Asetetaan kohdassa Ryhmän asetukset → Talous → Laskutus:
- Pois käytöstä: ei automaattista laskutusta; laskut luodaan käsin
- Päivittäin: joka päivä kaikki laskuttamaton käyttö kootaan yhdeksi laskuksi jäsentä kohden
- Kuukausittain: käyttö kertyy ja laskutetaan kuukauden tiettynä päivänä
Käyttölokien tilat
- Laskuttamaton: kirjattu, mutta ei vielä laskutettu
- Laskutettu: mukana laskulla, mutta ei maksettu
- Maksettu: lasku on maksettu
Laskujen tilat
- Luonnos: luotu, ei lähetetty
- Odottaa: jonossa lähetettäväksi
- Lähetetty: toimitettu jäsenelle
- Maksettu: maksu vastaanotettu
- Myöhässä: eräpäivä on ohitettu
- Peruutettu: mitätöity
Hyvät käytännöt
- Tarkista käyttölokit ennen laskujen luontia, etenkin ensimmäisellä kerralla
- Kerro laskutuspäivä selkeästi jäsenille
- Täsmäytä laskujen tila säännöllisesti: myöhässä olevat laskut vanhenevat nopeasti
Laskujen maksut ja korvaukset
Laskut lähtevät aina bruttona: ne laskuttavat käytön ja maksut vähentämättä kuluja, jotka olet maksanut ryhmän puolesta. Ryhmän korvausten selvitys -asetus muuttaa vain itse maksua:
- Erilliset maksut (oletus): maksat laskun koko summan, ja korvaukset palautetaan sinulle omana siirtonaan.
- Kuittaa laskujen maksuista: avoimet korvauksesi vähennetään maksuhetkellä. QR-koodi, verkkomaksu ja kirjattu maksu käyttävät kaikki pienennettyä summaa, ja korvaus selvitetään samassa vaiheessa.
Ryhmäsi tila löytyy kohdasta Ryhmän asetukset, Talous. Korvausten selvitystä käsittelevä artikkeli selittää molemmat kulut kaavioiden avulla.
Ryhmät, jotka eivät veloita käytöstä
Monet jahtiryhmät eivät hinnoittele jokaista matkaa: jäsenet maksavat käyttämänsä polttoaineen itse, Kain ulkopuolella, ja vain yhteiset kulut jaetaan. Poista käytöstä Veloita jokaisesta matkasta kohdassa Perusasetukset tai kohdassa Ryhmän asetukset, Taloudelliset asetukset, Automaattinen laskutus (lentokoneryhmissä lukee "lento", muissa "käyttö"). Matkoilla ei silloin ole hintaa eikä kustannusta, ne näkyvät merkinnällä Veloituksetta, eivätkä ne koskaan päädy laskulle. Yhteiset kulut jaetaan edelleen, ja laskutus voi pysyä päällä kuluja ja maksuja varten. Ennen muutosta kirjatut matkat säilyttävät kustannuksensa, ja veloituksetta kirjatut matkat pysyvät maksuttomina, vaikka veloitus otettaisiin taas käyttöön.