Miten jäsenen maksamat kulut korvataan ja selvitetään?

Kun jäsen maksaa ryhmän kulun omasta pussistaan (polttoaine, laskeutumismaksu ulkomailla, pieni korjaus), Kai pitää kaksi asiaa tiukasti erillään: mitä jäsen on velkaa ryhmälle ja mitä ryhmä on velkaa jäsenelle.

Jäsenen lasku sisältää aina vain hänen omat veloituksensa. Kulu ei koskaan pienennä laskua. Sen sijaan se näkyy jäsenen saldossa korvauksena, jonka ryhmä on vielä velkaa. Näin jokainen dokumentti pysyy kirjanpitäjälle siistinä: lasku kantaa koko ALV:nsa ja kuitti omansa.

Kaksi tapaa selvittää, yksi ryhmäasetus

Kohdassa Ryhmän asetukset → Talous → Automaattinen laskutus → Korvausten selvitys valitset, miten raha palaa:

• Erilliset maksut (oletus): jäsen maksaa jokaisen laskun kokonaan, ja ryhmä maksaa korvauksen normaalin korvausprosessin kautta. Kaksi siirtoa, ja jokainen dokumentti selvitetään täsmälleen omalla summallaan.
• Kuittaa laskujen maksuista: jäsen maksaa yksinkertaisesti erotuksen. Maksu-QR, verkkomaksu ja laskusähköpostit näyttävät kaikki pienennetyn summan, ja yksi maksu selvittää laskun ja kulun yhdessä. Kirjanpitäjä kirjaa korvauksen kuittauksena.

Mitä jäsenet näkevät

Oma Saldo näyttää aina todellisen nettoposition. Kuittaustilassa korvaus näkyy hyvitysrivinä summan alla, ja jos ryhmä on jäsenelle enemmän velkaa kuin toisin päin, sivu sanoo sen suoraan.

Molemmat tavat ovat oikeaa kirjanpitoa; valinta on käytännöllinen. Tiliyhteydellä toimivat ryhmät valitsevat yleensä kuittauksen; yhden siistin maksun per dokumentti haluavat pitävät oletuksen.

Huom: tämä artikkeli koskee jäsenen maksamia kuluja, jotka korvataan kokonaan. Jaetut kulut ja ryhmän itse maksamat kulut veloitetaan sen sijaan osuuksina kunkin jäsenen omalta laskulta.