Com funciona la facturació basada en l'ús i la generació automàtica de factures?
Kai pot generar factures automàticament a partir dels registres d'ús basant-se en les teves regles de facturació.
Com funciona
- Els membres registren l'ús: hores de vol, quilòmetres, nits, etc.
- Kai aplica les regles de facturació: calcula el càrrec de cada entrada
- Es generen les factures: manualment o segons una planificació
- Els membres paguen: marca les factures com a pagades per saldar el deute
Tipus de regles de facturació
Kai admet tres tipus de regles, cadascuna amb múltiples opcions de configuració:
- Càrrec per ús: tarifa per hora / quilòmetre / nit, amb tarifes específiques opcionals per membre o per rol, exempcions per a propietaris i imports mínims
- Quota de soci: quotes recurrents per període, per membre o per tipus de membre
- Regla de repartiment de despeses: substitueix la manera com es reparteix una categoria de despesa concreta
Modes de facturació
Definits a Configuració del grup → Finances → Facturació:
- Desactivada: sense facturació automàtica; genera-les manualment
- Diària: cada dia, tot l'ús sense facturar s'agrupa en una factura per membre
- Mensual: l'ús s'acumula i es factura un dia concret del mes
Estats dels registres d'ús
- Sense facturar: registrat però encara no facturat
- Facturat: inclòs en una factura però no pagat
- Pagat: la seva factura s'ha pagat
Estats de les factures
- Esborrany: creada, no enviada
- Pendent: a la cua per enviar
- Enviada: lliurada al membre
- Pagada: pagament rebut
- Vençuda: passada la data de venciment
- Cancel·lada: anul·lada
Bones pràctiques
- Revisa els registres d'ús abans de generar factures, especialment la primera vegada
- Comunica clarament el dia de facturació als membres
- Concilia l'estat de les factures regularment: el retard de les factures vençudes creix de pressa
Pagaments de factures i reemborsaments
Les factures sempre s'emeten per l'import brut: facturen l'ús i les quotes sense deduir les despeses que hagis pagat pel grup. El que canvia amb el mode de liquidació de reemborsaments del grup és el pagament:
- Transferències separades (per defecte): pagues l'import sencer de la factura, i els reemborsaments te'ls tornen en una transferència a part.
- Compensar amb els pagaments de factures: els reemborsaments oberts es resten en el moment de pagar. El codi QR, el pagament en línia i el pagament registrat fan servir l'import reduït, i el reemborsament queda liquidat en el mateix pas.
El mode del teu grup és a Configuració del grup, Finances. L'article sobre liquidació de reemborsaments explica els dos fluxos amb diagrames.
Grups que no cobren per l'ús
Molts grups de iots no posen preu a cada sortida: cada membre paga pel seu compte el combustible que fa servir, fora de Kai, i només es reparteixen les despeses compartides. Desactiva Cobra cada sortida a Aspectes essencials, o a Configuració del grup, Configuració financera, Facturació automàtica (als grups d'avions hi diu «vol» i als altres «ús»). Les sortides queden sense tarifa ni cost, surten com a Sense càrrec i mai no van a una factura. Les despeses compartides es continuen repartint, i la facturació pot continuar activa per a despeses i quotes. Les sortides registrades abans del canvi conserven el seu cost, i les registrades sense cobrament continuen sense càrrec si el tornes a activar.