Com funciona la facturació basada en l'ús i la generació automàtica de factures?
DespesesAdministrador
Kai pot generar factures automàticament a partir dels registres d'ús basant-se en les teves regles de facturació.
Com funciona
- Els membres registren l'ús: hores de vol, quilòmetres, nits, etc.
- Kai aplica les regles de facturació: calcula el càrrec de cada entrada
- Es generen les factures: manualment o segons una planificació
- Els membres paguen: marca les factures com a pagades per saldar el deute
Tipus de regles de facturació
Kai admet tres tipus de regles, cadascuna amb múltiples opcions de configuració:
- Càrrec per ús: tarifa per hora / quilòmetre / nit, amb excepcions opcionals per membre, excepcions per rol, exempcions per a propietaris i imports mínims de càrrec
- Quota de soci: quotes recurrents per període, per membre o per tipus de membre
- Regla de repartiment de despeses: anul·la com es reparteix una categoria de despesa concreta
Modes de facturació
Definits a Configuració del grup → Financer → Facturació:
- Desactivat: sense facturació automàtica; genera manualment
- Per ús: es crea una factura per a cada entrada d'ús a mesura que es registra
- Mensual: l'ús s'acumula i es factura un dia concret del mes
De moment no hi ha cap mode automàtic diari o setmanal: utilitza Mensual amb afegits manuals si necessites una cadència personalitzada.
Estats dels registres d'ús
- Sense facturar: registrat però encara no facturat
- Facturat: inclòs en una factura però no pagat
- Pagat: la seva factura s'ha pagat
Estats de les factures
- Esborrany: creada, no enviada
- Pendent: a la cua per enviar
- Enviada: lliurada al membre
- Pagada: pagament rebut
- Vençuda: passada la data de venciment
- Cancel·lada: anul·lada
Bones pràctiques
- Revisa els registres d'ús abans de generar factures, especialment la primera vegada
- Comunica clarament el dia de facturació als membres
- Concilia l'estat de les factures regularment: les factures vençudes envelleixen ràpidament
Pagaments de factures i reemborsaments
Les factures sempre surten brutes: facturen ús i quotes sense deduir despeses que hagis pagat pel grup. El que canvia amb el mode de liquidació de reemborsaments del grup és el pagament:
- Transferències separades (per defecte): pagues l'import sencer de la factura, i els reemborsaments et tornen com a transferència pròpia.
- Compensació amb pagaments de factures: els reemborsaments oberts es resten en el moment de pagar. El codi QR, el pagament en línia i el pagament registrat fan servir l'import reduït, i el reemborsament queda liquidat en el mateix pas.
El mode del teu grup és a Configuració del grup, Finances. L'article sobre liquidació de reemborsaments explica els dos fluxos amb diagrames.