Com es reemborsen i liquiden les despeses avançades per un membre?

Quan un membre avança un cost del grup (combustible, una taxa d'aterratge a l'estranger, una petita reparació), Kai manté dues coses estrictament separades: el que el membre deu al grup i el que el grup deu al membre.

La factura del membre conté sempre només els seus càrrecs. La despesa mai no redueix la factura. En canvi, apareix al saldo del membre com un reemborsament que el grup encara deu. Així cada document queda net per al teu comptable: la factura porta tot el seu IVA i el rebut conserva el seu.

Dues maneres de liquidar, una sola configuració de grup

A Configuració del grup → Finances → Facturació automàtica → Liquidació de reemborsaments tries com torna els diners:

• Transferències separades (per defecte): el membre paga cada factura sencera i el grup abona el reemborsament pel flux normal de reemborsaments. Dues transferències, i cada document es liquida exactament pel seu propi import.
• Compensar amb els pagaments de factures: el membre paga simplement la diferència. El QR de pagament, el pagament en línia i els correus de la factura mostren tots l'import reduït, i un sol pagament liquida la factura i la despesa alhora. El comptable registra el reemborsament com a compensació.

Què veuen els membres

El Meu Saldo mostra sempre la posició neta real. En mode compensació el reemborsament apareix com a línia d'abonament sota el total, i si el grup deu a un membre més del que ell deu al grup, la pàgina ho diu explícitament.

Totes dues modalitats són comptabilitat correcta; la tria és operativa. Els grups que treballen amb compte corrent solen preferir la compensació; els que volen un pagament net per document mantenen el valor per defecte.

Nota: aquest article cobreix despeses avançades per un membre que es reemborsen senceres. Les despeses compartides i les pagades pel mateix grup es carreguen com a participacions a la factura de cada membre.