Wie werden ausgelegte Ausgaben erstattet und abgewickelt?

Wenn ein Mitglied Gruppenkosten auslegt (Treibstoff, Landegebühr im Ausland, eine kleine Reparatur), hält Kai zwei Dinge strikt getrennt: was das Mitglied der Gruppe schuldet, und was die Gruppe dem Mitglied schuldet.

Die Rechnung des Mitglieds enthält immer nur die eigenen Kosten. Die Ausgabe mindert die Rechnung nie. Stattdessen erscheint sie im Saldo des Mitglieds als noch offene Erstattung. So bleibt jedes Dokument für die Buchhaltung sauber: die Rechnung trägt ihre volle MwSt., und der Beleg behält seine eigene.

Zwei Wege der Abwicklung, eine Gruppeneinstellung

Unter Gruppeneinstellungen → Finanzen → Automatische Rechnungsstellung → Abwicklung von Erstattungen wählst du, wie das Geld zurückkommt:

• Getrennte Überweisungen (Standard): das Mitglied zahlt jede Rechnung vollständig, und die Gruppe zahlt die Erstattung über den normalen Erstattungsablauf aus. Zwei Überweisungen, und jedes Dokument wird mit genau seinem Betrag beglichen.
• Mit Rechnungszahlungen verrechnen: das Mitglied zahlt einfach die Differenz. Zahlungs-QR, Online-Zahlung und Rechnungs-E-Mails zeigen alle den reduzierten Betrag, und eine Zahlung begleicht Rechnung und Ausgabe zusammen. Die Buchhaltung verbucht die Erstattung als Verrechnung.

Was Mitglieder sehen

Mein Saldo zeigt immer die ehrliche Nettoposition. Im Verrechnungsmodus erscheint die Erstattung als Gutschriftzeile unter dem Total, und wenn die Gruppe einem Mitglied mehr schuldet als umgekehrt, sagt die Seite das ausdrücklich.

Beide Arten sind korrekte Buchhaltung; die Wahl ist organisatorisch. Gruppen mit Verrechnungskonto bevorzugen meist die Verrechnung; Gruppen, die eine saubere Zahlung pro Dokument wollen, bleiben beim Standard.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt Ausgaben, die ein Mitglied ausgelegt hat und die vollständig erstattet werden. Geteilte Ausgaben und Ausgaben der Gruppe selbst werden stattdessen als Anteil auf die Rechnung jedes Mitglieds gesetzt.